Webinaire : définition, bases et champs d’application

Internet permet de relier les gens à travers le monde. Les réseaux sociaux servent de points de rencontre pour des échanges publics et privés avec les amis, la famille et les connaissances, mais également avec des inconnus. La plupart du temps, cette information gratuite qui relève d’une grande variété de sujets et qui est répartie sur d'innombrables projets Web, est accessible à tous. Les boutiques et plateformes de vente en ligne telles qu’Amazon et eBay permettent de recevoir directement ses produits à domicile. L'accès au contenu multimédia (photos, musique et vidéos) peut également être partagé facilement : vous pouvez écouter de la musique sur votre smartphone pendant vos déplacements, partager des chansons, des photos et des vidéos avec d'autres utilisateurs, mais aussi des expériences en live stream.

Le webinaire est un format apprécié qui tire également profit des possibilités offertes par Internet. Il est utilisé comme support de présentation dans de nombreux secteurs d'activité.

Qu’est-ce qu’un webinaire ?

Le terme « webinaire » est construit à partir de « Web » et « séminaire ». Il désigne la transmission en ligne de séminaires, de présentations ou de contenus similaires à l'aide de la technologie vidéo. Contrairement à une émission Web, où l'information est présentée à la demande et transmise dans un seul sens, un webinaire est interactif et permet à l’organisateur et aux participants de communiquer entre eux.

Définition Webinaire

un webinaire est une présentation en ligne diffusée en temps réel sur Internet à l'aide de la technologie vidéo. L'échange entre le conférencier et les participants se fait généralement par webcam et micro (VoIP). Le terme est composé des deux mots « Web » (de World Wide Web) et « séminaire ».

En général, les webinaires se déroulent en temps réel, mais l’on peut parfois avoir recours à des enregistrements. Dans tous les cas, on communique à l’avance une heure de début et une heure de fin. L'organisateur a la possibilité de présenter du matériel (contenu média, diapositives de présentation, écran personnel, etc.) et de s’adresser aux participants en VoIP (Voix sur IP). Grâce à la mise en réseau via Internet, les participants peuvent se trouver dans des lieux différents de l'instructeur : il leur suffit en effet de disposer d’une connexion Internet et des codes d'accès communiqués par l’organisateur. Si celui-ci souhaite faire intervenir les participants, ils pourront également s’exprimer en direct au cours de la discussion. Les webinaires, également appelés séminaires en ligne, conférences Web, webdiffusions en direct ou interviews sur le Web, peuvent également prendre diverses formes d’interaction, notamment avec les chats, les enquêtes et le partage ou le téléchargement de fichiers.

Comment se déroule un webinaire ?

Avant qu'un séminaire en ligne puisse avoir lieu, le conférencier doit d'abord fixer un rendez-vous et en informer les personnes qu’il souhaite y voir participer. Le nombre de participants étant généralement limité, la plupart des personnes participant au webinaire doivent s'inscrire. L’organisateur envoie ensuite à tous les utilisateurs sélectionnés un email de confirmation contenant l’ensemble des instructions supplémentaires, ainsi que les données de connexion ou le lien d'accès nécessaire. Il est également courant d'envoyer un message de rappel juste avant le début de la conférence Web. Lorsque le webinaire commence, les participants se connectent à la conférence Web, dans la plupart des cas grâce à un navigateur Internet standard. Quelquefois, il peut être nécessaire d'installer une application client spécifique et de l'utiliser pour la session de webinaire, mais c’est relativement rare.

Remarque

la connexion à un webinaire n'est généralement valable que pour une période limitée. Le plus souvent, l'accès est fermé environ cinq à dix minutes après le début d'un séminaire en ligne. Par conséquent, si vous vous inscrivez à une conférence et que vous commencez la procédure de connexion après l'expiration du délai, vous ne pourrez pas y accéder. Comme dans la vraie vie, il est important d'être à l'heure pour les séminaires Web !

Une fois connecté au webinaire, les participants peuvent suivre la présentation en direct. En règle générale, vous pouvez naviguer entre plusieurs fenêtres qui présentent des contenus différents ou exécutent des fonctions distinctes. En général, la présentation comprend l'image principale, qui montre par exemple des diapositives de présentation ou l'écran du haut-parleur, et une fenêtre légèrement plus petite dans laquelle on peut voir une vidéo de l’organisateur en direct. D'autres fenêtres peuvent inclure une liste de participants, une fonction chat ou permettre l'accès à des fichiers partagés. S'il s'agit d'un enregistrement, le webinaire ne comprend évidemment pas d’éléments en direct.

La durée moyenne des séminaires en ligne est d'environ 45 à 60 minutes. Après la conférence, les participants ont souvent l'occasion de poser des questions à l'organisateur, soit par micro, soit sur un chat, selon le format du webinaire. Pour certains séminaires, il est possible de communiquer à l’avance avec le conférencier. Pour se déconnecter, il suffit de fermer le programme client ou la fenêtre du navigateur correspondante.

Les prérequis techniques pour participer à un webinaire

En principe, il est possible de participer à un séminaire en ligne avec tous les appareils munis d’un accès à Internet. Toutefois, en raison de l’importance des vidéos et des images dans le contenu, il est nécessaire de disposer d’une bande passante suffisante pour la transmission. Les appareils mobiles tels que les smartphones ou les tablettes peuvent ne pas être compatibles, ce qui nécessite d’utiliser un ordinateur de bureau. Comme nous l'avons déjà mentionné, la connexion est établie via un navigateur Web standard ou un logiciel client spécial qui, le cas échéant, doit être identifié et fourni par l'organisateur. Il administre le transfert de données et le webinaire en utilisant l'application appropriée.

Conseil

si la connexion à un webinaire basé sur navigateur ne fonctionne pas dans le navigateur que vous utilisez, ceci peut être dû au fait que la version installée n'est pas à jour. Dans ce cas, il faut commencer par mettre votre navigateur à jour. Il est également possible que ce navigateur ne soit pas compatible avec le mode choisi par l’organisateur du webinaire : dans ce cas, il est nécessaire de choisir une alternative, au moins pour pouvoir assister au séminaire en ligne.

Pour pouvoir suivre le webinaire, les participants n'ont en général besoin que d'un haut-parleur, un casque ou des écouteurs pour le son. Si vous souhaitez communiquer directement avec le conférencier et les autres participants, vous aurez également besoin d'un micro ou d'une webcam. Dans certains cas, il est possible de participer par téléphone et d'écouter la présentation de cette façon.

Résumé des caractéristiques des séminaires en ligne

Voici un résumé des particularités des conférences en lignes, et de ce qui en fait des outils intéressants tant pour les organisateurs que pour les participants :

  • Communication orale en temps réel grâce à VoIP ;
  • Communication écrite en direct grâce à un chat ;
  • Présentation facile pour des diapositives ou des partages d’écrans
  • Streaming vidéo ;
  • Mise à disposition et téléchargement de matériel supplémentaire ;
  • Possibilité d'enregistrer des conférences en entier et de les diffuser ou de les visionner par la suite ;
  • Création et diffusion d'enquêtes et de questionnaires.

Webinaire : avantages et inconvénients

Même si le contenu peut, en théorie, être exactement le même, les séminaires en ligne diffèrent des séminaires traditionnels. Ils présentent certains avantages, mais également des inconvénients par rapport aux cours classiques. L’un des atouts essentiels du webinaire repose sur son format même, qui ne dépend d’aucun lieu physique. Ceci permet aux instructeurs et aux participants d'économiser du temps et de l'argent pour se rendre sur le lieu du séminaire. En fonction du cadre dans lequel le webinaire a lieu, il est souvent possible de participer de façon anonyme, en renseignant seulement une adresse email valide.

D'un autre côté, le webinaire est dépendant d’une technologie performante, à l’inverse des séminaires en présentiel. Si les participants rencontrent un problème technique, comme une panne matérielle ou une mauvaise connexion Internet, il leur sera difficile de prendre part au webinaire. Si des problèmes techniques surviennent du côté de l'organisateur, la rencontre ne peut tout simplement pas avoir lieu.

Le tableau ci-dessous récapitule les avantages et inconvénients du webinaire :

Webinaire : avantages Webinaire : inconvénients
Économies des frais de déplacements aller-retour, d’hôtel, de restauration, etc. Des problèmes techniques peuvent entraîner l'annulation de l'événement ou empêcher la participation des intéressés.
Inscription facile et automatisée pour les participants. L'humeur et la motivation des participants sont difficiles à évaluer pour le conférencier.
Échange d’information simplifié, pendant et après l’évènement. L'auditoire peut être potentiellement plus distrait à cause de son environnement, et dans la mesure où il n’est pas observé.
Possibilité de participer de façon anonyme. Les interactions entre l’organisateur et les participants sont souvent réduites au minimum.
   
il n'y a, en théorie, aucune limite au nombre de participants (dans la pratique, le nombre maximal de participants dépend des conditions techniques). Les délais sont parfois contraignants, et il n’est souvent pas possible de se connecter après le début du webinaire.
Il est possible de partager ou télécharger du matériel numérique supplémentaire à tout moment pendant le webinaire (sans engagement).  
Il est facile d’utiliser et de télécharger le contenu présenté.  

Quels sont les domaines pour lesquels les séminaires en ligne sont utiles ?

D'une part, les webinaires ne se distinguent en aucune façon des séminaires en face-à-face classiques : les deux formats constituent un cadre adapté pour fournir du contenu d'enseignement à un grand nombre de personnes en très peu de temps. Il n'est donc guère surprenant que les séminaires en ligne jouent un rôle important dans l'e-learning. Les universités, les écoles supérieures ou les écoles de langues proposent des webinaires dans une grande variété de matières, soulageant ainsi les enseignants comme les étudiants. Les séminaires et conférences en ligne constituent une base idéale pour des études réussies, en particulier dans les cours à distance. Cependant, l'enseignement n’est pas l’unique champ d'application dans lequel les séminaires en lignes sont utiles. Les webinaires présentent également des avantages dans les domaines suivants :

  • Présentation de produits ;
  • Conférences de presse ;
  • Réunions ;
  • Interview et entretiens d’embauche à distance, à deux ou à plus ;
  • Formations à des logiciels ;