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Bureau sans papier : vers le tout digital ?

Un bureau sans papier est synonyme de gain d’espace, mais il arrive encore bien souvent que votre espace de travail soit saturé par des contrats, factures ou autres feuilles de missions. Même en investissant un temps conséquent dans le rangement et le tri de ces documents, ceux-ci s’accumulent inéluctablement dans les archives de manière à ce que la recherche d’informations dans les documents les moins récents devienne une activité très chronophage. La solution qui s’offre à vous est celle du bureau sans papier. Avec l’archivage numérique, vous pourrez sensiblement améliorer la gestion de votre processus de travail. En effet, le transfert de vos documents analogiques en documents numériques vous permettra d’effectuer des économies d’échelle importantes.

Le concept du bureau sans papier

Il est devenu courant de stocker ses photos ou ses musiques en ligne dans notre société contemporaine. Nous assistons à une dématérialisation et une digitalisation croissante, comme en témoigne le nombre croissant d’internautes qui stockent leurs données sur le Cloud, disponibles en tout temps et partout. Les photos de vacances sont prises principalement avec des appareils photos digitaux ou des smartphones et partagées directement sur les réseaux sociaux comme Facebook ou Instagram. De ce fait, l’archivage de documents papiers est devenu obsolète, bien que la plupart des entreprises continuent sur cette voie. Néanmoins, l’objectif du bureau sans papier va plus loin que la digitalisation de certains types de documents.

La philosophie du bureau avec zéro papier consiste à ce que 100% des documents soient numérisés. Un traitement des données exclusivement électronique représente un impact positif sur l’environnement et augmente la productivité au sein de votre entreprise.

La liste ci-dessous vise à donner les caractéristiques d’un bureau sans papier :

  • La totalité des documents sont sauvegardés sur des disques durs ou d’autres  médias amovibles.
  • Le partage de ces documents se déroule uniquement de manière digitale (par exemple via un serveur, par email ou par messagerie instantanée).
  • Toutes les signatures sont digitalisées et non manuscrites.
  • La totalité des documents papiers antérieurs doivent être scannés et gérés en archivage numérique.

Mise en place pratique

Pour évaluer s’il est utile pour vous de passer à un bureau sans papier, posez-vous la question suivante : combien de temps les salariés perdent-ils en cherchant leurs documents ? Les employés peuvent passer plusieurs dizaines de minutes par jour dans les archives, entraînant une accumulation de plusieurs heures par semaine. Ce temps perdu peut être optimisé en digitalisant vos documents. Mais il est important de ne pas sous-estimer l’ampleur de la tâche qui vous attend, car les étapes vers un bureau sans papier citées précédemment ne s’effectuent pas du jour au lendemain. Il est également essentiel d’anticiper les dépenses qui vous attendent car vous aurez à investir dans du matériel informatique et sans doute dans un logiciel pour un bureau sans papier. 

Ainsi, vous aurez à prendre en considération les points suivants :

  • Les capacités de stockage et du serveur : peu importe la solution pour laquelle vous penchez, le principal est que vous puissiez vous assurer de disposer des capacités de stockage nécessaires pour les documents déjà existants et ceux à venir. Vous pouvez assurer leur sauvegarde sur un serveur local avec une base de données incluse. Il est également utile de planifier une stratégie de sauvegarde de vos données efficace. Les applications fonctionnant avec le Cloud sont également une bonne alternative, avec des solutions telles que Dropbox ou Evernote. Néanmoins, vous laissez l’hébergement et la sécurité de vos données entre les mains de tiers en choisissant ce mode de stockage.
  • Scanners : l’archivage digital des documents est au cœur de tout bureau sans papier. Le spectre des fonctions des scanners est très vaste et il convient, devant l’ampleur de la tâche, d’en choisir un qui se démarque par sa rapidité et une excellente résolution, tout en étant compatible avec les différents formats et l'épaisseur de papiers.
  • Gestion électronique des documents (GED) : pour que les documents scannés soient triés de manière efficace et afin de garder un bon aperçu, il est recommandé d’utiliser un logiciel de bureau sans papier. Il existe de nombreux logiciels de gestion électronique des documents, comme par exemple Alfresco, disponible en open source ou encore les programmes ELOoffice et BSCW. Avec iDocument, vous avez la possibilité de gérer votre bureau sans papier avec un Mac.
  • Signatures électroniques valides : la signature numérique d'un document a la même valeur légale en France qu'une signature manuscrite. Un dispositif de sécurité permettant la création de signatures électroniques doit être certifié conforme.

Archivage digital : des efforts récompensés

Un bureau sans papier améliore la rapidité du flux de travail. Les documents digitaux sont toujours à portée de main et disponibles tout le temps. De plus, vous pouvez faire des économies en papier et ainsi protéger l’environnement.

Mais il est tout de même important de garder en mémoire que l’archivage numérique représente aussi des risques. La centralisation et l’enregistrement de tous les documents, souvent sur le Cloud, augmente les chances des hackers ou des tiers non autorisés à avoir accès à vos données. Veillez donc à prendre des mesures de sécurité conséquentes pour protéger ces données, que ce soit par vous-même ou à l’aide de votre fournisseur d’hébergement. De plus, le système de gestion des documents utilisés doit proposer un système de gestion d’accès très développé, afin que seuls les employés qui y sont autorisés puissent avoir accès aux informations qui les concernent.

Veillez aux points énoncés précédemment et ne craignez pas la charge de travail qui vous attend. Car un bureau sans papier vous permettra d’optimiser votre temps de travail par la suite, tout en évitant les piles de documents qui s’accumulent.

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