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Compatibilité et les justificatifs de frais de représentation.

Chaque entreprise s’interroge un jour ou l’autre et à juste titre sur la réglementation concernant les frais de représentation et plus précisément sur les factures, documents, notes, reçus ou tout justificatif de frais de représentation. Cette question est centrale aussi bien pour les grandes entreprises que pour les PME ou les professions libérales. En effet dans de nombreux secteurs d’activités les repas d’affaires sont, au niveau commercial, essentiels. Il est en effet classique et habituel de rencontrer des nouveaux clients, partenaires commerciaux ou des fournisseurs dans un cadre agréable plus informel comme au restaurant. Ces dépenses représentent un budget souvent élevé. Mais une partie peut être déduite des impôts et de plus, il est notamment possible de récupérer la TVA. 

En plus de pouvoir bénéficier de réductions d’impôts. Une bonne comptabilité au niveau des justificatifs des frais de représentation est aussi utile en cas de vérification de la part de l’administration fiscale. En effet ne pas respecter entièrement la réglementation peut entrainer des problèmes avec les autorités fiscales. Pour éviter ces désagréments et pour ne pas avoir de mauvaise surprise lors de la récupération de la TVA, nous listons les règles importantes et apportons des informations sur le contenu des justificatifs de frais de représentation.

Quels sont les justificatifs de frais de représentation ?

Un justificatif de frais de représentation doit comporter obligatoirement plusieurs informations et peut se présenter sous différentes formes. Il prend majoritairement la forme d’une facture ou d’un reçu rédigée par un tiers. Comme par exemple une addition au restaurant ou une facture d’un hôtel. Pour les frais plus spécifiques de réception, comme par exemple une fête annuelle d’entreprise ; une facture détaillée est alors une condition obligatoire et la raison doit être explicitée. Il est alors important de bien préciser la cause des dépenses et toutes les factures (par exemple d’un prestataire comme un traiteur) doivent mentionner la raison et la date de l’évènement. En effet dans ce cas précis, les dépenses peuvent être déduites des impôts de la société.

Conseil

dans le cas des frais de réception, les contrôles sont plus stricts car les évènements professionnels et privés sont souvent plus difficiles à différencier. Il est donc d’autant plus important de spécifier directement sur le reçu ou la facture la raison de la dépense.

Comme nous l’avons vu dans notre article sur la déduction des frais de représentation. Il existe plusieurs avantages fiscaux. Vous pouvez en effet dans certains cas déduire de l’impôt sur la société certaines dépenses, mais surtout et bien plus généralement vous pouvez récupérer la TVA notamment concernant les repas d’affaire. Pour la TVA, il est important de bien tenir compte des différents taux appliqués ainsi que des pourcentages de remboursement, dans certains cas il peut être de 100 pourcent, parfois de 50 pourcent.

Que doit comporter un justificatif de frais de représentation ?

Chaque justificatif ou facture doit obligatoirement comporter les éléments suivants :

✔ Date d’émission de la facture

✔ Nom, adresse et raison sociale

✔ Détails des prestations avec le prix unitaire.

✔ Le montant total HT

✔ Taux de TVA et le montant TTC

✔ Numéro Siret ou numéro d’identification à la TVA

✔ Numéro de facture

✔ Identité et qualité des bénéficiaires

Pour les factures de moins de 150 euros, il existe une certaine souplesse. En effet les points suivants ne sont pas obligatoires :

✔ Numéro d’identification à la TVA

✔ Toute référence à une disposition du CGI indiquant que l’opération bénéficie d’une exonération.

Un double de chaque facture devra être conservé par le professionnel pour pouvoir être présenté en cas de contrôle. Il faut bien évidemment respecter les différents taux de TVA et surtout dans la restauration. Enfin il est important de libeller les factures au nom de la société et non au nom des salariés. 

Exemples et modèles pour vos notes et justificatifs

Ceux qui délivrent les factures et les justificatifs sont généralement bien informés des règles et des informations qu’une note doit comporter notamment quand il s’agit d’un repas d’affaire. Cependant il est important de rester vigilant et de bien vérifier la présence de toutes les informations nécessaires et au besoin de faire compléter la facture ou la note si des informations listées plus haut sont manquantes.

Par exemple si le reçu ne dispose pas de l’espace suffisant pour contenir toutes les informations requises, un document distinct peut alors être rempli. Dans ce cas de figure, un modèle de justificatif de frais de représentation peut convenir. Vous pouvez ainsi retrouver des modèles de documents dans le package de comptabilité de 1&1 avec la distinction entre les factures de faible montant et les factures de plus de 150 euros. Le modèle approprié peut être ainsi apporté lors d’un déplacement professionnel ou dès que vous réalisez un repas d’affaire. Ainsi il peut être facilement rempli par le personnel du restaurant par exemple. Vous pouvez ensuite simplement y attacher le ticket de carte pour former un justificatif complet de frais de représentation.

Conseils pour compléter un justificatif de frais de représentation.

Pour remplir une note ou un justificatif il est important de tenir comptes des points suivants :

  • Le reçu doit toujours être crée électroniquement par le prestataire de service ou l’établissement (par exemple un restaurant). Des informations manuscrites et un relevé de carte bancaire ne sont pas suffisants.
  • Pour un grand nombre de participants, il est possible de simplement nommer le groupe et d’indiquer le nombre de personnes. (par exemple une équipe d’une société)
  • S’il y a un doute sur la condition de fond (la raison professionnel de l’évènement), vous pouvez ajouter des documents avec des informations complémentaires (comme par exemple un email envoyé aux participants).
  • Il doit y avoir une cohérence entre les coûts et les prestations.
  • Il est toujours conseillé de signer le justificatif de frais de représentation

 

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.

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