Rédiger un mail professionnel : 8 conseils pratiques à suivre

Chaque jour plus de 300 milliards d’emails sont envoyés à travers le monde – dont une grande partie relève du domaine professionnel. Ceci est d’autant plus ennuyeux si l’email en question est mal écrit, confus, voire même inutile. Pour ne pas tomber dans ces pièges, il est important de respecter certaines règles

Comment rédiger un bon mail ?

La rédaction d’un email officiel doit faire preuve de professionnalisme et de respect pour le destinataire. Ceci commence par définir l’objectif de chacun de vos emails. Par ailleurs, il est indispensable que votre email contienne des informations et soit bien structuré. Expliquer clairement de quoi il s’agit et aider le destinataire à bien cerner vos préoccupations. Il est aussi important de faire en sorte que votre email soit court, et même le plus court possible, sans pour autant faire l’impasse sur la forme et la politesse. Ceci aide le lecteur à mieux identifier les informations importantes. De plus, ceci permet à chacun de gagner du temps, à l’expéditeur comme au destinataire.

Il est également primordial de respecter la politesse et certaines conventions. Une formule d’accroche, des salutations, des remerciements ainsi qu’une formule de politesse sympathique en fin d’email sont des aspects indispensables. Il est conseillé d’adhérer à l’étiquette de l’email. Vous augmentez ainsi les chances que votre courriel soit pris au sérieux et d’obtenir une réponse du destinataire.

Écrire un mail : guide pas à pas pour rédiger un mail idéal

Tout comme les lettres classiques, les courriels suivent un certain schéma. Dans la mesure où tous les lecteurs connaissent et attendent ce standard, vous devez structurer vos lettres numériques en conséquence. Ceci facilite une bonne compréhension de votre texte par votre interlocuteur.

Étape 1 : l’objet

Au début de chaque courriel se trouve l’objet, qui est à tort parfois ignoré. L’objet du message doit parvenir au destinataire dès le premier coup d’œil, et doit donc être choisi en conséquence. Cela permet aux destinataires de mieux décider s’ils doivent prendre du temps immédiatement après avoir reçu le message ou plus tard. En outre, les informations de la ligne objet aident à trouver et trier les emails. Voici de bons exemples d’objets :

• Réunion : début du projet 24/03. / 10-12h
• Gamme de services du coaching spécialisé
• Résumé de l’entretien du 7 avril
• Informations IT : mise à jour du logiciel YZ

Dans ces exemples, les personnes adressées savent directement ce qui les attend dans le corps du message. Elles peuvent donc décider ou non d’ouvrir immédiatement l’email en fonction de son degré de priorité. À l’inverse, il est déconseillé d’avoir recours à des objets qui n’expliquent pas clairement ce dont il est question, qui sont beaucoup trop longs ou peuvent même véhiculer des messages passifs-agressifs :

• Urgent !!! (Il serait utile de préciser ce qui est si urgent.)
• Demande (Il est plus judicieux de préciser son objet.)
• J’ai encore quelques questions suite à notre conversation dans le hall vendredi dernier (La ligne d’objet exige aussi de la concision.)
• Re: Re: Re: Re: Re: Re: Brunch dimanche avec Claudia et Paul (Il est recommandé de toujours veiller à minimiser les abréviations.) • Est-ce indispensable ? (Commencer d’emblée par une critique est rarement une bonne idée.)

Étape 2 : les formules d’appel

Un email, tout comme une lettre, devrait commencer par une formule d’appel, s’adressant au(x) destinataire(s). Si courte soit-elle, celle-ci est indispensable et peut varier selon le contexte.

À quel point faut-il être poli ?

En cas de doute, mieux vaut souvent être trop poli que pas assez. La formule d’appel classique « Madame, Monsieur, » est la meilleure solution lorsque l’on ne connait pas l’identité exacte du destinataire mais que l’on s’adresse à un service ou à un département. Lorsque l’on connait son identité, un simple « Madame, » ou « Monsieur », éventuellement suivi de son nom de famille, fait souvent l’affaire. Dans le cas d’une supériorité hiérarchique, on mentionnera le titre du destinataire dans la formule d’appel : « Madame la Directrice », « Monsieur le Directeur adjoint », etc. Lorsque l’on s’adresse à des personnes que l’on connait déjà et avec qui l’on a des relations cordiales, « Chère Madame X » constitue une formule à la fois polie et chaleureuse. Enfin, pour s’adresser à des collègues plus proches, un simple « Bonjour » est totalement acceptable.

Quels destinataires dois-je indiquer en priorité ?

Dans le cas d’un email à destinataires multiples, il convient de s’adresser à tous. La formule « Mesdames, Messieurs, » peut s’employer dans des missives sans destinataire concret. Il faut donc se demander dans quel ordre ils apparaissent. En général, les postes hiérarchiquement supérieurs sont toujours mentionnés en premier. Si les destinataires se trouvent au même niveau hiérarchique, il est recommandé de les classer par ordre alphabétique.

Comment procéder lorsque l’on n’est pas sûr du genre de la personne à qui l’on écrit ?

Il arrive parfois que l’on ne connaisse que le nom de famille de la personne à qui l’on doit s’adresser, ou que cette personne ait un prénom mixte. Les erreurs sur le genre pouvant aiguiser la susceptibilité de nombreuses personnes, il est recommandé de mener une petite enquête : on peut par exemple consulter le site Web de l’entreprise, les réseaux sociaux, ou un annuaire dans ce genre de situation délicate. Si un doute persiste, mieux vaut avoir recours à un simple « Bonjour », voire à la formule « Madame, Monsieur », s’il s’agit d’un email plus formel.

Quel signe de ponctuation succède à la formule d’appel ?

La meilleure solution est la virgule. On l’utilise pour terminer la ligne, puis l’on insère un alinéa, après lequel la phrase commence par une lettre minuscule.

Étape 3 : comment commencer un email

Avant de formuler votre demande, il convient de l’introduire par une mise en contexte. Celle-ci doit être la plus courte possible, afin de faire gagner du temps à votre interlocuteur ainsi qu’à vous-même. En fonction de la situation, il peut y avoir plusieurs possibilités pour rédiger l’introduction à votre mail :

• Je vous écris afin de proposer ma candidature pour le poste d’assistant des ressources humaines.
• Avez-vous passé de bonnes vacances ?
• Merci beaucoup pour notre entretien de la semaine dernière.
• Un grand merci pour votre réponse rapide.
• J’ai beaucoup apprécié votre intervention sur le thème « écrire un mail professionnel ».

Cette phrase d’accroche a pour but de produire un effet sympathique sur le destinataire. Cette section est destinée à des commentaires ou des questions personnalisées. Il est recommandé d’éviter les phrases standardisées et de se concentrer sur la personne : poser des questions sur son retour de vacances, sa convalescence après une maladie, ou son retour à la maison après une réunion, sont autant de façon d’exprimer l’intérêt sincère que vous lui portez. Vous pouvez également utiliser l’introduction pour amener progressivement le sujet de votre texte (comme dans le cas d’une candidature), pour vous présenter ou pour évoquer un échange précédent, de préférence en rapport avec votre message.

Étape 4 : le corps du message

En ce qui concerne le cœur de votre texte, il s’agit de transmettre un contenu compact et bien structuré. Il est important de garder à l’esprit que le lecteur doit pouvoir saisir les informations de façon claire et rapide. Il existe à cet égard des règles pour écrire un mail professionnel, et qu’il convient de toujours respecter :

• Des phrases courtes : privilégiez des constructions de phrases simples. Les accumulations de subordonnées et des phrases aux formulations complexes perturbent le flux de lecture.
• Des propositions en gras et en italiques : la mise en page peut considérablement aider le lecteur à identifier rapidement les dates et les informations prioritaires. Une règle empirique préconise de ne pas avoir recours à ces marqueurs plus d’une fois par paragraphe.
• Des paragraphes pertinents : les paragraphes permettent de structurer votre texte. Il s’agit donc d’organiser votre texte de sorte que les ensembles logiques puissent être aisément identifiés. En règle générale, on peut considérer que la bonne longueur d’un paragraphe n’excède pas trois phrases.
• Des listes : les listes permettent de présenter des dates et des faits de manière compacte : dates des réunions, coûts du projet à venir, participants au prochain voyage professionnel, etc. Ceci permet d’identifier les informations importantes d’un seul coup d’œil, même lorsque l’on relit l’email plus tard.
• Du vocabulaire simple : il s’agit de ne pas rendre les choses plus compliquées qu’elles ne le sont déjà. Autant que faire se peut, utilisez des mots simples que tout le monde peut comprendre. Dans le cadre d’une question technique complexe, veillez à utiliser un vocabulaire courant et à éviter le jargon technique si vous ne vous adressez pas à un spécialiste. Même si certains sont réfractaires aux anglicismes à outrance, il est important de garder à l’esprit que certains termes anglophones originaux sont souvent plus clairs et plus précis que leurs adaptations en français.
• Un message positif : utilisez des tournures positives. Même lorsqu’il s’agit d’une critique, il est important que celle-ci soit constructive. Il est particulièrement recommandé d’éviter les tournures négatives, ainsi que les connotations autoritaires.

Étape 5 : la formule finale

Si vous souhaitez rédiger correctement un email, il est essentiel de trouver la bonne formule finale pour clore votre message. Cette formule peut être utilisée pour solliciter une action de la part du destinataire, ou lui permettre de finir votre message avec une impression positive.

• Pour toute question, vous pouvez me joindre par téléphone ou par email.
• Je me réjouis de vous rencontrer en personne.
• Vous trouverez de plus amples informations sur notre site Web.
• Je serais heureuse d’avoir bientôt de vos nouvelles.
• Je vous souhaite un très bon week-end.

Étape 6 : formule de politesse

Elles constituent un élément essentiel tant à la fin qu’au début d’un email, car elles permettent d’exprimer votre sympathie au lecteur. L’amabilité et la courtoisie sont ici aussi prioritaires, mais tout est question de dosage. De nos jours, personne ne termine jamais ses courriels professionnels avec des salutations respectueuses ou humbles. Avec une touche personnelle, vous laisserez une impression beaucoup plus positive. Voici quelques exemples à adapter en fonction de la situation :

• Bien à vous
• (Bien) cordialement
• Salutations de Paris
• Bon début de semaine
• Très bonnes vacances

En général, la dernière phrase est séparée du corps du texte par un alinéa. Elle est également suivie d’un alinéa, puis d’une formule de politesse terminée par une virgule, et suivie d’un alinéa avant la signature. Voici comment se présente ce schéma :

Je me réjouis par avance de notre collaboration.

Bien à vous,

Françoise Dupont

Étape 7 : la signature

Elle se trouve à la toute fin de votre email. Il s’agit de fournir au destinataire des informations plus détaillées et les coordonnées de l’expéditeur. Il n’y a donc pas de place ici pour les slogans et devises en tout genre. Consultez notre article « Comment optimiser sa signature d’email » pour apprendre le détail des mentions obligatoires et des différences entre les messages professionnels et personnels.

Étape 8 : les pièces jointes

Il est conseillé de n’envoyer de pièce jointe que si c’est vraiment nécessaire et de garder la taille du fichier aussi petite que possible. L’espace de stockage de la boîte aux lettres est généralement limité et de nombreuses personnes lisent maintenant des courriels en déplacement : avec le transfert de données mobiles, les pièces jointes volumineuses ne peuvent être téléchargées que très lentement, voire pas du tout. Il est donc recommandé de limiter vos pièces jointes à une taille totale de 5 Mo. Il est préférable d’envoyer des documents à la demande du destinataire, ou d’insérer un lien vers une base de données où les fichiers sont mis à disposition pour toute taille supérieure.

Exemple d’email professionnel réussi

L’exemple suivant comporte tous les éléments auxquels on doit prêter attention pour écrire un email. N’hésitez pas à consulter l’article « modèles d’email professionnels ».

Objet : Invitation à la table ronde XXX du 24 novembre 2023

Chère Madame Martin,

je vous remercie pour votre entretien de la semaine dernière qui fut agréable et constructif.

Comme nous l’avions évoqué, nous organisons cet été une table ronde à ce sujet, auquel nous avons le plaisir de vous convier. Voici les informations relatives à cet évènement :

• 24 novembre 2023
• De 10 à 16h
• Grande salle de réunion dans nos locaux

La capacité d’accueil est limitée à28 participants. Les repas sont inclus.

Nous aimerions également vous proposer d’intervenir. Si cela vous intéresse, je vous remercie de me recontacter au plus vite.

Je me réjouis de cette journée qui s’annonce constructive.

Bien cordialement,

Gérard Morin

Département des ressources humaines

XXX SARL

1 rue du Bac

75007 Paris

Téléphone : +33 (0) 123456789

Fax : +33 (0) 123456788

Email : morin@xxxsarl.fr

www.xxxsarl.fr

Entreprise immatriculée auprès du Registre du Commerce et des Sociétés

Numéro SIREN : 123 456 789

Directrice : Isabelle Fournier

En quoi cet email est-il un bon exemple ?

• L’objet est court et concret.
• La formule d’appel est adaptée et personnalisée.
• La phrase d’accroche est sympathique et fait référence à une conversation passée tout en introduisant le sujet.
• Le corps du texte contient plusieurs paragraphes, et les données importantes sont présentées sous forme de liste.
• La fin invite la destinataire à agir.
• La salutation finale est chaleureuse et personnalisée.
• La signature est complète et conforme à la loi.
• L’email ne contient pas de pièce jointe superflue.

Bien écrire un email : les choses à faire et à ne pas faire