Partager son calendrier Outlook : comment rendre vos rendez-vous visibles ?

Microsoft Outlook n’est pas seulement l’un des programmes de messagerie électronique les plus utilisés ; le logiciel offre également aux utilisateurs de vastes fonctions groupware pour gérer ses contacts, des tâches diverses et des rendez-vous.

De nombreuses entreprises ont recours à la fonction Calendrier d’Outlook pour une meilleure collaboration entre employés ou pour planifier les rendez-vous clients. Elle est en effet particulièrement pratique lorsque des accès ont été accordés aux collègues pour qu’ils puissent visualiser les emplois du temps de chacun. Ce partage des informations de votre calendrier peut alors avoir lieu au sein d’un réseau d’entreprise, mais aussi avec des clients, des partenaires commerciaux ou encore des prestataires.

Les fonctions d’Outlook permettant de partager les informations de votre calendrier avec des amis, des connaissances, des collègues ou des partenaires commerciaux, vont dépendre du type de logiciel suivant s’il est utilisé en tant qu’application autonome, dans le cadre du service en ligne Office 365 ou en association à un serveur Exchange.

Alors que Microsoft Office 365 propose diverses applications de bureautique sur le Cloud, Outlook est quant à lui une application de bureau installée localement. Dans le privé, il est principalement utilisé comme programme de courrier électronique permettant de gérer différents comptes de messagerie via la même interface utilisateur. Dans les organisations, Outlook fonctionne généralement comme un programme client pour Microsoft Exchange Server, un référentiel central pour les courriels, les rendez-vous et les tâches.

Ci-dessous, nous vous détaillons les options pour partager votre calendrier avec l’application de bureau Outlook et Office 365.

Note

Dans cet article, nous vous livrons une aide étape par étape pour les applications de bureau Outlook 2016, 2013, 2010 et 2007.

Partage du calendrier sur Outlook 2016 et 2013

En tant qu’utilisateur des versions 2016 ou 2013 d’Outlook, vous disposez des options suivantes pour permettre à d’autres personnes d’accéder aux informations du calendrier :

  • Partage du calendrier Outlook de manière instantanée ;
  • Partage complet du calendrier Outlook (uniquement avec l’utilisation d’un Exchange Server).
Note

Les captures d’écran qui suivent ont été prises principalement avec Outlook 2013 ou 2016.

Partager le calendrier Outlook avec les instantanés

Peu importe la manière dont vous utilisez Outlook, que ce soit à titre privé ou dans le cadre de votre entreprise : l’application de bureau vous permet toujours d’envoyer un instantané de votre calendrier par mail. Pour cela, il faut procéder comme suit :

  1. Sélectionnez la rubrique d’affichage du calendrier : cliquez sur l’onglet « Calendrier » dans le pied de page de votre fenêtre d’application Outlook.
Note

Le partage du calendrier Outlook n’est pas limité au calendrier par défaut qui est automatiquement créé dans chaque profil Outlook. Vous pouvez créer autant de calendriers supplémentaires que souhaité et les partagez avec d’autres personnes au besoin.

  1. « Envoyer un calendrier par courrier électronique » : pour cela, sélectionnez l’onglet « Accueil » de la barre d’outils et cliquez sur « Envoyer un calendrier par courrier électronique ».

Une fenêtre pour un nouveau message s’ouvre ainsi que la boîte de dialogue « Envoyer un calendrier par courrier électronique ».

  1. Prenez la bonne partie du calendrier : sélectionnez le calendrier souhaité et une période de temps.
  1. Sélectionner un niveau de détail : Sélectionnez l’un des trois niveaux de détail proposés pour définir les informations que le volet calendrier doit contenir.
    • Disponibilité uniquement : le calendrier partagé ne contient que les informations générales sur vos disponibilités. On pourra donc trouver « libre », « occupé », « provisoire » et « Absent du bureau ». Vous pouvez également limiter les informations à votre temps de travail.
    • Détails limités : en choisissant un calendrier avec détails limités, les objets que vous avez saisis pour vos rendez-vous seront visibles en plus de vos informations de disponibilité.
    • Tous les détails : les éléments de votre calendrier sont affichés avec tous les détails qu’ils comportent.
  1. Configurer des options avancées : Sous « Avancé », Outlook offre la possibilité d’ajouter des rendez-vous et des pièces jointes marquées privés sur l’instantané de votre calendrier. De plus, vous pouvez choisir entre deux mises en page des courriels :
  • Calendrier
  • Liste d‘événements
Conseil

Si vous marquez un rendez-vous comme privé dans votre calendrier Outlook, il ne sera pas affiché dans l’instantané ou pour le partage. Il pourra toutefois être inclus si vous l’indiquez explicitement dans les options en cochant la case correspondante.

Une fois que vous avez sélectionné le calendrier souhaité et effectué les bons réglages sur la période, le niveau de détail et le format d’affichage, confirmez avec « OK ». Outlook insère une copie de la section de calendrier sélectionnée dans un nouveau mail.

  1. Saisir votre destinataire : entrez l’adresse email du destinataire souhaité et ajoutez un message personnel si nécessaire. Cliquez sur « Envoyer » pour enfin partager votre instantané de calendrier Outlook.

Les messages créés avec la fonction « Envoyer un calendrier par courrier électronique » contiennent généralement un fichier iCalendar (ICS) qui permet au destinataire d’ouvrir la section calendrier sélectionnée dans n’importe quel programme de calendrier. Le format de fichier est pris en charge par les produits de divers fournisseurs. Les applications les plus populaires sont Google Calendar, Apple Calendar, IBM Lotus Notes, Yahoo! Calendar, Evolution, eM Client, Mozilla Thunderbird, SeaMonkey et Novell GroupWise.

Partager son calendrier Outlook

Si vous utilisez votre application de bureau Outlook avec Exchange Server, le logiciel vous permet de rendre visible votre calendrier, avec des mises à jour automatique. Pour publier un calendrier Outlook, il vous suffit d’envoyer une invitation à des personnes de votre entreprise ou à l’extérieur. Les destinataires peuvent alors visualiser votre planning dans leur propre service de messagerie. Outlook offre également la possibilité de publier un calendrier sous forme de site Web.

Partage pour les personnes au sein de votre propre organisation

Pour partager votre calendrier Outlook avec une personne au sein de votre organisation, suivez les étapes qui suivent.

  1. Faire afficher son calendrier : sélectionnez l’affichage du calendrier de votre application de bureau Outlook.
  1. Cliquer sur « Partager le calendrier » : Sélectionnez l’onglet « Accueil » dans la barre d'outils et cliquez sur « Partager le calendrier ».
  1. Définir le niveau de détail : Outlook ouvre une nouvelle fenêtre de message avec un lien de partage vers le calendrier. Définissez les informations du calendrier que vous souhaitez partager avec le destinataire à l’aide des niveaux de détail déjà mentionnés dans notre article ci-dessus :
  • Disponibilité uniquement
  • Détails limités
  • Tous les détails
  1. Saisir le destinataire de l’e-mail et envoyer l’invitation de partage : entrez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le calendrier Outlook défini. Ajoutez un message personnel à l’invitation si nécessaire.

Si vous souhaitez demander à votre destinataire de partager lui aussi son calendrier, cochez la case dédiée à cet effet avant d’envoyer votre mail.

Un destinataire qui reçoit une invitation de partage de calendrier par e-mail n’a qu’à cliquer sur le bouton « Ouvrir le calendrier » pour ajouter le calendrier à sa liste personnelle.

Partage avec des personnes extérieures à votre organisation

Vous souhaitez partager votre calendrier Outlook avec des personnes extérieures à votre organisation ? Procédez de la même manière que pour le partage avec des collègues. Cependant, notez que le partage d’informations de votre calendrier avec des personnes ne faisant pas partie de votre entité est limité sur de nombreux réseaux.

Le nombre de détails pouvant être partagés avec des personnes extérieures à votre organisation est défini par l’administrateur de votre réseau. S’il n’est pas possible de diffuser votre calendrier au niveau de détail désiré, vous recevrez un message d’erreur.

Si tel est le cas, contactez votre administrateur réseau ou sélectionnez un autre niveau de détail.

Configurer les autorisations d’accès à votre calendrier

Si vous avez donné accès à votre calendrier pour des personnes au sein de votre organisation ou à l’extérieur, Outlook vous offre la possibilité d’ajuster pour chacun de vos interlocuteurs le nombre d’informations auxquelles ils peuvent accéder, et les modifier à tout moment. Voici la démarche à suivre.

  1. Aller à l’affichage calendrier : rendez-vous sur la rubrique Calendrier d’Outlook.
  1. Cliquer sur « Autorisations du calendrier » : Sélectionnez l’onglet « Accueil » dans la barre d'outils et choisissez « Autorisations du calendrier ».

Outlook ouvre une boîte de dialogue pour ajuster les paramètres.

  1. Définir les autorisations de partage : dans la boîte de dialogue, dans l’onglet « Autorisations d’accès », personnalisez les autorisations pour les personnes sélectionnées.

Publier votre calendrier sur un site Web

Une autre façon de partager un calendrier Outlook avec des personnes extérieures à votre organisation est de le publier sur un site Web dédié. Outlook propose pour ce faire la fonction « Publier en ligne ». Notez que vous avez besoin d’un serveur Web qui prend en charge le protocole WebDAV. Procédez comme suit pour la publication :

  1. Rendez-vous sur l’affichage du calendrier : sélectionnez l’onglet pour que votre calendrier Outlook s’affiche.
  1. Cliquez sur « publier en ligne » : dans l’onglet « Accueil » de la barre d’outils, choisissez « Publier en ligne ».

Sélectionnez ensuite la fonction « Publier sur le serveur WebDAV » dans le menu déroulant.

Note

Pour alternative, il est parfois possible avec Outlook de publier des pages Web de calendrier directement sur l’Exchange Server au sein de votre propre réseau.

  1. Sélectionnez le serveur WebDAV : si vous décidez de publier sur un serveur WebDAV, Outlook exige de connaître l’emplacement du serveur WebDAV ainsi que la période d’application souhaitée et le niveau de détail. Toutes ces informations se complètent dans la fenêtre de dialogue qui s’ouvre.
  1. Paramètres avancés sur le téléchargement du calendrier : cliquez sur « Avancé » dans la boîte de dialogue pour ajuster les paramètres sur la méthode de téléchargement, les éléments privés ou encore la fréquence de mise à jour.
Note

Les informations de calendrier que vous publiez sur un site Web sont visibles pour quiconque connaît l’URL du site Web.

Partage de calendrier pour les anciennes versions d’Outlook

Les anciennes versions du groupeware et programme de messagerie Outlook vous permettent aussi de partager des calendriers.

Microsoft revoit de fond en comble son interface utilisateur à chaque nouvelle version. Malgré tout, la fonction de partage du calendrier est disponible dans toutes ses versions à partir d’Outlook 2007. Le logiciel doit néanmoins être impérativement utilisé avec Exchange Server. Ci-dessous, nous avons résumé la démarche à suivre pour publier un calendrier standard sous Outlook 2007 et Outlook 2010.

Partage de calendrier sous Outlook 2010 :

  1. Assurez-vous que les options de partage sont permises en consultant la fenêtre « Autorisation du calendrier ».
  2. Entrez l’adresse e-mail du destinataire.
  3. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un texte personnel dans votre mail pour l’inviter à consulter votre calendrier.
  4. Cliquez sur "Envoyer".

Partage de calendrier sous Outlook 2007 :

  1. Cliquez sur le bouton « Calendrier » pour passer à son affichage.
  2. Sous « Mes Calendriers », sélectionnez le calendrier par défaut nommé « Calendrier ». Sept liens bleus apparaissent dans la barre de navigation qui vous permettent d’effectuer diverses actions.
  3. Sélectionnez le lien « Partager le calendrier ». Outlook 2007 ouvre une nouvelle fenêtre avec une invitation de partage.
  4. Assurez-vous que l’autorisation pour les destinataires à voir votre dossier « Calendrier » est activée.
  5. Entrez l’e-mail du destinataire.
  6. Ajoutez un texte d’invitation dans votre mail au besoin.
  7. Cliquez sur « Envoyer ».

Pour les deux versions d’Outlook, l’invitation présente un fichier ICS. Cela permet au destinataire d’ajouter le calendrier à sa propre liste de calendrier Outlook. Attention : le fichier ICS n’est pris en charge qu’à partir de la version 2007 d’Outlook.

Outlook 2007 et 2010 permettent bien sûr également de revoir ses paramètres ou d’annuler le partage via le volet « Autorisations du calendrier ».

Partage de calendrier avec Microsoft Office 365

Vous utilisez les fonctions de messagerie et de calendrier dans le cadre du service en ligne Office 365 ? Alors vous pouvez facilement partager des informations de calendrier via Exchange Server qui est hébergé par Microsoft. Utilisez simplement la fonction « Partager » de l’application Web.

  1. Ouvrez Office 365 et sélectionnez Calendar : connectez-vous à Office 365 avec votre compte utilisateur et sélectionnez le calendrier dans l’application Web. L’application démarre dans une nouvelle fenêtre.
  1. Cliquez sur « Partager » : sélectionnez la fonction « Partager » dans la barre de menu.
  1. Sélectionner le destinataire : choisissez votre destinataire en entrant son nom ou son adresse e-mail dans la barre de recherche.
    Si besoin, Office 365 permet de partager des informations de calendrier avec quiconque possède des comptes de messagerie dans votre domaine Office 365. Tous ces comptes sont regroupés sous « Mon Organisation ». L’Exchange Server d’Office 365 établit alors une connexion sécurisée entre les comptes de votre domaine.
  1. Sélectionner un niveau de détail : utilisez l’un des niveaux de détail ci-dessous pour définir les informations de calendrier que vous souhaitez partager :
  • Peut afficher quand je suis occupé (Disponibilité uniquement) ;
  • Peut afficher les titres et les lieux (Détails limités) ;
  • Peut afficher tous les détails (Tous les détails).

Le niveau de détail sélectionné peut être réajusté à tout moment.

  1. Envoyer l’invitation de partage : cliquez sur « Partager » pour envoyer un e-mail avec l’invitation de partage.

Le destinataire a la possibilité de visualiser le calendrier partagé en ligne ou de le télécharger en tant que fichier ICS via une URL. Il peut ensuite l’intégrer sur Outlook ou dans un autre programme de messagerie électronique.