Voici comment créer le message d’absence parfait

Si vous partez en vacances ou que vous êtes malade et ne pouvez ou ne voulez pas être joignable par e-mail pendant cette période, une réponse automatique incluant un message d'absence du bureau est utile pour que vos contacts n'aient pas à attendre longtemps et inutilement une réponse. Une note d'absence du bureau est un texte concis qui transmet les informations les plus importantes : dans quelle période de temps vous n'êtes pas disponible, quand vos contacts peuvent s'attendre à une réponse, éventuellement la raison de l'absence et si nécessaire une touche personnelle. Une référence à une autre adresse e-mail, par exemple celle d'un collègue, est souvent utile, voire nécessaire.

Clairement : une bonne communication par email passe aussi par le message d’absence. Vous le définissez à l'aide de la fonction de réponse automatique de votre fournisseur de messagerie ou de votre programme de courriels : n'oubliez pas de le désactiver à votre retour !

Ce que contient une note d’absence du bureau dépend bien sûr du contexte. Alors que certaines entreprises s'attendent à une approche formelle, ailleurs, il peut être courant d'assouplir le texte avec de petits éléments personnels. En principe, cependant, une note hors bureau est impersonnelle parce qu'elle est automatisée. Comme souvent, c'est le son qui fait la musique. Après tout, vous ne voulez pas contrarier ou offenser quiconque essaie de vous contacter.

Bien sûr, vous pouvez vous fier à des modèles et des exemples lorsque vous rédigez une note d’absence. Mais comment formuler la note parfaite ?

Conseil

créez votre propre adresse email avec votre nom de domaine. La mise en place d'une note d'absence du bureau est ensuite très simple.

Message d’absence : étape par étape

Titre

Il est courant d’utiliser comme titre de votre message d’absence « absent du bureau » ou « out of office » en anglais. Ainsi, tout le monde remarque dès la réception du message automatique que vous n’êtes pas disponible.

Formule d’appel et de salutation

Commencez votre message d’absence par une salutation, formule de politesse, avec laquelle commencer votre note d’absence. Vous pouvez commencer par remercier votre interlocuteur de leur message. Une combinaison des deux est bien entendu possible.

Exemples :

  • Madame, Monsieur,
  • Merci beaucoup de votre message.
  • Bonjour et merci pour votre email !

Date de retour au bureau ou disponibilité

Il est préférable d'écrire l'information la plus importante dans la deuxième ligne du corps de votre message d'absence du bureau : quand vous pouvez être joint à nouveau et, si vous le souhaitez, la raison de votre absence. Si vous êtes absent pour une durée indéterminée, il suffit d'en indiquer la raison. L'information sur la date à laquelle vous pouvez être joint à nouveau donne une meilleure impression que l’indication de la durée de l'absence.

Exemples :

  • Je suis actuellement en vacances. Vous pourrez me joindre de nouveau dès lundi, JJ/MM/AAAA.
  • Je suis de nouveau joignable lundi, le JJ/MM/AAAA.

Pas de redirection

Si vos courriels ne peuvent pas être transférés ou visionnés par un collègue, il est parfois important de le faire savoir. Selon la clientèle, il peut être logique de donner une raison ou d'exprimer des regrets.

Exemples :

  • Votre email ne sera pas retransmis.
  • Pour des raisons de confidentialité, votre email ne sera pas transmis.
  • Votre courrier ne sera malheureusement pas réexpédié.

Référent

Si vous êtes représenté par un collègue, vous pouvez indiquer son adresse email et/ou son numéro de téléphone. Une demande de n'utiliser cette option qu'en cas d'urgence peut aider à filtrer les petites préoccupations des messages importants.

Exemples :

  • Vous pouvez vous adresser volontiers à Monsieur ou Madame X : MrMmeX@exemple.com
  • En cas d’urgence, veuillez contacter Monsieur ou Madame X : MrMmeX@exemple.com
  • En cas d’urgence, veuillez utiliser le numéro de téléphone suivant : XXXX

Formule de conclusion

Vous pouvez utiliser une formule de conclusion simple. Mais il est assez courant de ne pas les inscrire dans les notes d’absence du bureau.

Exemples :

  • Cordialement,
    NOM
     
  • Bien à vous,
    NOM

Aperçu des formules possibles

Salutations

Madame, Monsieur,

Merci beaucoup de votre message !

Bonjour et merci pour votre courriel

Date de disponibilité

Je suis actuellement en vacances. Vous pouvez me joindre à partir de lundi, JJ/MM/AAAA.

Je serai de nouveau à votre disposition à partir du lundi JJ/MM/AAAA.

(Redirection)

Votre email ne sera pas transféré.

Pour des raisons de confidentialité, votre courriel ne sera pas transmis.

Votre courrier ne sera pas redirigé. Merci de votre compréhension.

(Référent)

En mon absence, vous pouvez vous adresser à Madame X : MadameX@exemple.com.

En cas d’urgence, veuillez contacter Madame X : madameX@exemple.fr.

En cas d’urgence, vous pouvez contacter le numéro suivant : XXXX.

(Formule de conclusion)

Cordialement,

NOM

Bien à vous,

NOM

Conseil

Votre message d’absence devrait bien entendu aussi comprendre votre signature d’email.

Notes personnelles : personnaliser les messages d’absence du bureau

Votre message d'absence du bureau ne doit pas nécessairement être aussi formel que dans les exemples ci-dessus. Dans de nombreuses professions, par exemple, vous pouvez être plus détendu avec les clients. Ceci est particulièrement vrai pour vos collègues si la communication par email n'est de toute façon qu'interne à l'entreprise, c'est-à-dire que seuls vos collègues peuvent lire la note d'absence du bureau. Même avec de nombreux partenaires commerciaux externes, une réponse automatique "rapide" est tout à fait habituelle. Nous vous montrons ce que vous pouvez utiliser pour personnaliser votre réponse automatique et ce dont vous devriez plutôt vous passer.

Message d’absence personnalisé : ce que l’on peut faire

Avec ces exemples aux tonalités différentes, vous pouvez décider personnellement de ce qui convient dans votre entreprise. Gardez à l'esprit que vos superviseurs peuvent recevoir le même message que vos collègues avec lesquels vous avez un ton détendu. Veuillez tenir compte de ces conseils attentivement.

Style

Exemple

Formulations plus décontractées

Je suis en vacances pour le moment !

Vous pouvez me joindre à partir du JJ/MM/AAAA.

Je serai de nouveau à votre disposition le JJ/MM/AAAA : déterminé et plein d’énergie !

Profitez d'une occasion spéciale

Je vous souhaite une bonne année !

On fait une pause pour Noël. Je vous souhaite de joyeuses fêtes, ainsi qu’à vos familles.

Humour entre collègues

Je ne me fais pas dévorer dans la jungle, vous pourrez me joindre à nouveau à partir du JJ/MM/AAAA.

J’espère ne pas tomber dans un ravin lors d’une randonnée !

En cas d’urgence, veuillez contacter ma plante de bureau immédiatement.

Message d’absence : les choses à ne pas faire !

Les notes d’absence du bureau sont au fond une chose formelle. Certains dispositifs stylistiques peuvent être de trop. Nous vous montrons quelles erreurs vous devez absolument éviter.

Style

Exemples

Soulagement/plaisir sadique

Enfin ! Je suis en vacances !

Je quitte le bureau pour le désert !

Je file ! Gardez le fort pour moi !

Afficher un désintérêt et écrire un message trop court

Je suis en vacances et ne lirai plus mes emails jusqu’au JJ/MM/AAAA.

Je ne suis pas au bureau jusqu’au JJ/MM/AAAA. Ne m’envoyez pas de message durant cette période.

Je ne suis pas là ! Je suis de retour le JJ/MM/AAAA.

Ajouts non pertinents

(Une photo d’un ours polaire au soleil)

Inclure une citation non pertinente à votre réponse automatique

Emojis, émoticônes

Notes d’absence : modèles

Message d’absence formel et général

Madame, Monsieur,

Merci beaucoup pour votre message ! Je suis actuellement en vacances et serai de nouveau à votre disposition le JJ/MM/AAAA.

Votre courriel ne sera pas transmis pour des raisons de confidentialité. En cas d’urgence, veuillez contacter mon/ma collègue, Mr/Mme [NOM] à cette adresse : nom@exemple.fr.

Cordialement,

NOM

Message d’absence formel avec indication de suppléance pour les clients

Bonjour,

Merci pour votre message. Je suis en vacances et n’ai pas accès à mes mails pendant cette période. Je serai heureux de vous répondre à mon retour le JJ/MM/AAAA. D’ici là, mon collègue [NOM] me représentera. Vous pouvez le contacter par email (nom@exemple.fr) ou par téléphone (XXXXXX). Il se fera un plaisir de vous aider. Merci de votre compréhension.

Bien à vous,

NOM

Message d’absence non formel aux collègues

Chers collègues,

Si vous lisez ceci, je suis en vacances. Ne vous inquiétez pas, je reviendrai dès le JJ/MM/AAAA ! En ce moment, mon collègue [NOM] me représente (nom@exemple.fr). En cas d'urgence, veuillez le contacter.

Que tout le monde reste en bonne santé ! Je vous apporterai quelque chose d'Argentine, je vous le promets !

A bientôt,

NOM

Note d’absence informelle pour des clients

Cher client,

Merci pour votre message ! Je suis en vacances et je serai de retour pour vous à partir du JJ/MM/AAAA. Malheureusement, je ne peux pas accéder à mes courriels pendant cette période. N'hésitez pas à contacter mon collègue NOM en cas d'urgence (nom@exemple.fr). Votre courrier ne sera pas redirigé. Merci de votre compréhension.

Cordialement,

NOM

Note d’absence formelle en anglais

Thank you for your mail.

I am currently on vacation with no access to my e-mail account. I’ll be back in the office on Monday, JJ/MM/AAAA, and will respond to you as soon as possible.

In the meantime you can direct your urgent messages towards my colleague NOM (collegue@exemple.fr). Please be aware that your mail will not be forwarded automatically.

Thank you very much for your understanding.

Best Wishes

NAME

Note d’absence informelle en anglais

Hello,

Thanks for your message! I’m currently out of office and not back until JJ/MM/AAAA. If it’s urgent, you can send Mr COLLEAGUE a mail (collegue@exemple.fr) and he’ll be happy to help. I can’t read mails on vacation, and your mail will not be forwarded : be warned!

Anyway, I wish you all the best. I hope I don’t get lost in the desert and will return to you full of energy!

Yours Truly

NAME