Comment formuler le message d’absence parfait ?
Si vous partez en vacances ou que vous êtes malade et ne pouvez ou ne voulez pas être joignable par email pendant cette période, une réponse automatique incluant un email d’absence du bureau est utile pour que vos contacts n’aient pas à attendre longtemps et inutilement une réponse. Mais il n’est pas toujours évident de savoir comment le rédiger. Nous vous donnons des conseils utiles sur la structure, la formulation et le contenu d’un message d’absence et mettons à votre disposition différents exemples.
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Message d’absence : trouver la formulation parfaite¶
Ce que contient un message d’absence du bureau dépend bien sûr du contexte. Alors que certaines entreprises s’attendent à une approche formelle, ailleurs, il peut être courant d’assouplir le texte avec de petits éléments personnels.
Qu’elle soit formelle ou personnelle, votre note d’absence doit en tout cas être concise et ne transmettre que les informations les plus importantes :
- la période pendant laquelle vous n’êtes pas joignable
- la date à laquelle vos contacts peuvent s’attendre à une réponse
- si vous le souhaitez, la raison de votre absence
- l’adresse email d’un ou d’une collègue qu’ils peuvent joindre en cas d’urgence
Vous trouverez ci-dessous huit exemples contenant toutes les informations importantes, mais qui sont adaptés à différents groupes cibles.
Exemple de message d’absence : en vacances¶
Madame, Monsieur,
Merci beaucoup pour votre message. Je suis actuellement en vacances et serai de nouveau à votre disposition à partir du JJ/MM/AA.
Pour des raisons de confidentialité, votre email ne sera pas transféré. En cas d’urgence, veuillez vous adresser à mon/ma collègue Mme/M. NOMDUCOLLEGUE à l’adresse suivante : nom@exemple.fr.
Cordialement,
NOM
Exemple de message d’absence : formel avec indication de suppléance pour les clients¶
Bonjour,
Merci pour votre message. Je ne suis actuellement pas disponible et n’ai pas accès à mes mails pendant cette période. Je serai heureux de vous répondre à mon retour le JJ/MM/AAAA. D’ici là, mon/ma collègue NOMDUCOLLEGUE me représentera. Vous pouvez le/la contacter par email (nom@exemple.fr) ou par téléphone (XX-XX-XX-XX-XX). Il/Elle se fera un plaisir de vous aider. Merci de votre compréhension.
Bien à vous,
NOM
Exemple de message d’absence : pour cause de maladie¶
Chers collègues,
Si vous lisez ceci, c’est que je suis temporairement absent pour cause de maladie. Ne vous inquiétez pas, je reviendrai à priori dès le JJ/MM/AAAA ! Pendant mon absence, mon/ma collègue NOMDUCOLLEGUE me représente (nom@exemple.fr). En cas d’urgence, veuillez le/la contacter.
Je vous remercie pour vos vœux de rétablissement et vous souhaite une agréable semaine.
À bientôt,
NOM
Exemple de message d’absence : fermeture des fêtes de fin d’année¶
Madame, Monsieur,
Je vous remercie pour votre message ! Je ne serai pas disponible pendant la période de Noël et reprendrai mes activités à partir du JJ/MM/AAAA. Veuillez noter que durant cette période, je ne pourrai malheureusement pas consulter mes emails.
En cas d’urgence, je vous invite à contacter mon/ma collègue, NOMDUCOLLEGUE, à l’adresse suivante : nom@exemple.fr. Vos courriels ne seront pas transférés automatiquement. Je vous prie de bien vouloir accepter mes excuses pour cette indisponibilité temporaire.
Je vous souhaite de joyeuses fêtes et me réjouis de reprendre contact avec vous dès mon retour.
Cordialement,
NOM
En plus d’un message d’absence, c’est aussi une belle attention d’envoyer des vœux de Noël à vos clients. Pour cela, le contenu et le ton doivent être adaptés. Nous vous montrons comment écrire correctement des vœux de Noël aux clients.
Exemple de message d’absence : en anglais¶
Thank you for your mail.
I am currently on vacation with no access to my e-mail account. I’ll be back in the office on Monday, JJ/MM/AAAA, and will respond to you as soon as possible.
In the meantime you can direct your urgent messages towards my colleague NOM (nom@exemple.fr). Please be aware that your mail will not be forwarded automatically.
Thank you very much for your understanding.
Best Wishes
NAME
Exemple de message d’absence : pour un congé maternité ou parental¶
Chers collègues,
Je vous informe que je suis actuellement en congé maternité et que je vais ensuite prendre un congé parental. Il est prévu que je reprenne mes fonctions à partir du JJ/MM/AAAA. Durant cette période, vous pouvez vous adresser à mon/ma collègue NOMDUCOLLEGUE (nom@exemple.fr). Vos messages ne seront pas transférés.
Je vous remercie sincèrement de votre compréhension.
À bientôt,
NOM
Notre article sur le message d’absence en cas de congé parental contient des conseils et des exemples supplémentaires.
Exemple de message d’absence : travail à temps partiel¶
Chers collègues,
Merci beaucoup pour votre message. Je suis joignable du lundi au mercredi toutes les semaines, sauf jours fériés et vacances scolaires. Je m’occuperai de votre email dès mon retour. Je vous remercie pour votre compréhension.
Cordialement,
NOM
Exemple de message d’absence : départ définitif¶
Madame, Monsieur,
Depuis le JJ/MM/AAAA, je ne suis plus employé(e) chez ENTREPRISE et ne peux donc pas traiter personnellement votre email. Mon successeur, Monsieur/Madame NOMDUSUCCESSEUR, est désormais votre interlocuteur principal et se tient à votre disposition à l’adresse suivante : nom@exemple.fr. Veuillez noter que cet email ne sera pas transmis.
Je vous prie de bien vouloir prendre contact avec Mme/M. NOMDUSUCCESSEUR pour toutes vos préoccupations futures.
Je vous remercie de votre compréhension.
NOM
Un message d’absence lors d’un départ définitif est très important. Si votre démission n’est pas indiquée correctement à votre clientèle, cela peut entraîner des problèmes de communication. Notre article complémentaire vous montre des conseils et des exemples supplémentaires.
Bien sûr, vous pouvez vous fier à des exemples tels que ceux cités ci-dessus pour rédiger un message d’absence. Mais comment personnaliser la formulation de votre message d’absence parfait ?
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Formuler le message d’absence parfait : instructions étape par étape¶
Titre¶
Il est courant d’utiliser comme titre de votre message d’absence « absent du bureau » ou « out of office » en anglais. Ainsi, tout le monde remarque dès la réception du message automatique que vous n’êtes pas disponible.
Formule d’appel et de salutation¶
Commencez votre message d’absence par une salutation, formule de politesse, avec laquelle commencer votre note d’absence. Vous pouvez commencer par remercier votre interlocuteur de leur message. Une combinaison des deux est bien entendu possible.
Exemples :
- Madame, Monsieur, / Chers collègues,
- Je vous remercie pour votre message.
- J’ai bien reçu votre email mais je ne suis malheureusement actuellement pas disponible.
Date de retour au bureau ou disponibilité¶
Il est préférable d’écrire l’information la plus importante dans la deuxième ligne du corps de votre message d’absence du bureau : quand vous pouvez être joint à nouveau et, si vous le souhaitez, la raison de votre absence. Si vous êtes absent pour une durée indéterminée, il suffit d’en indiquer la raison. L’information sur la date à laquelle vous pouvez être joint à nouveau donne une meilleure impression que l’indication de la durée de l’absence.
Exemples :
- Je suis actuellement en vacances. Vous pourrez me joindre de nouveau dès lundi, JJ/MM/AAAA.
- Je suis de nouveau joignable lundi, le JJ/MM/AAAA.
Pas de redirection¶
Si vos courriels ne peuvent pas être transférés ou visionnés par un(e) collègue, il est parfois important de le faire savoir. Selon la clientèle, il peut être logique de donner une raison ou d’exprimer des regrets.
Exemples :
- Votre email ne sera pas retransmis.
- Pour des raisons de confidentialité, votre email ne sera pas transféré.
- Votre courrier ne sera pas automatiquement transféré. Merci de votre compréhension.
Référent¶
Si vous êtes représenté par un collègue, vous pouvez indiquer son adresse email et/ou son numéro de téléphone. Une demande de n’utiliser cette option qu’en cas d’urgence peut aider à filtrer les petites préoccupations des messages importants.
Exemples :
- Vous pouvez vous adresser à Madame/Monsieur NOMDUCOLLEGUE : nom@exemple.fr
- En cas d’urgence, veuillez contacter Mme/M. NOMDUCOLLEGUE : nom@exemple.fr
- Contactez Mme/M. NOMDUCOLLEGUE au numéro de téléphone suivant si vous avez une question urgente : XX-XX-XX-XX-XX.
Formule de conclusion¶
Vous pouvez utiliser une formule de conclusion simple.
Exemples :
- Cordialement, NOM
- Bien à vous, NOM
Aperçu des formules possibles¶
| Élement | Exemple |
|---|---|
| Salutations | Madame, Monsieur, Merci beaucoup de votre message ! Je vous remercie pour votre email. Bonjour et merci pour votre courriel, |
| Date de disponibilité | Je suis actuellement en vacances. Vous pouvez me joindre à partir de lundi, JJ/MM/AAAA. Je serai de nouveau à votre disposition à partir du lundi JJ/MM/AAAA. |
| Redirection | Votre email ne sera pas transféré. Pour des raisons de confidentialité, votre courriel ne sera pas transmis. Votre courrier ne sera pas automatiquement transférer. Merci de votre compréhension. |
| Référent | En mon absence, vous pouvez vous adresser à Madame/Monsieur NOMDUCOLLEGUE : nom@exemple.fr. En cas d’urgence, veuillez contacter Mme/M. NOMDUCOLLEGUE : nom@exemple.fr. Vous pouvez contacter Mme/M. NOMDUCOLLEGUE au numéro suivant : XX-XX-XX-XX-XX. |
| Formule de conclusion | Cordialement, NOM Bien à vous, NOM |
Votre message d’absence devrait bien entendu aussi comprendre votre signature d’email.
Message d’absence : personnaliser les messages d’absence du bureau¶
Votre message d’absence du bureau ne doit pas nécessairement être aussi formel que dans les exemples ci-dessus. Dans de nombreuses professions, par exemple, vous pouvez être plus détendu avec votre clientèle. Ceci est particulièrement vrai pour vos collègues si la communication par email n’est de toute façon qu’interne à l’entreprise, c’est-à-dire que seuls vos collègues peuvent lire la note d’absence du bureau. Même avec de nombreux partenaires commerciaux externes, une réponse automatique « rapide » est tout à fait habituelle. Nous vous montrons ce que vous pouvez utiliser pour personnaliser votre réponse automatique et ce dont vous devriez plutôt vous passer.
Message d’absence personnalisé : ce que l’on peut faire¶
Avec ces exemples aux tonalités différentes, vous pouvez décider personnellement de ce qui convient dans votre entreprise. Gardez à l’esprit que vos superviseurs peuvent recevoir le même message que vos collègues avec lesquels vous avez un ton détendu. Veuillez tenir compte de ces conseils attentivement.
| Style | Exemple |
|---|---|
| Formulations plus décontractées | Je suis en vacances pour le moment ! Vous pouvez me joindre à partir du JJ/MM/AAAA. Je serai de nouveau à votre disposition le JJ/MM/AAAA : déterminé et plein d’énergie ! |
| Profiter d’une occasion spéciale | Je vous souhaite une bonne année ! On fait une pause pour Noël. Je vous souhaite de joyeuses Fêtes, ainsi qu’à vos familles. |
| Humour entre collègues | Si je ne me fais pas dévorer dans la jungle, vous pourrez me joindre à nouveau à partir du JJ/MM/AAAA. J’espère ne pas tomber dans un ravin en me promenant ! En cas d’urgence, veuillez immédiatement contacter ma plante de bureau. |
Message d’absence : les choses à ne pas faire !¶
Les messages d’absence du bureau sont au fond une chose formelle. Certains dispositifs stylistiques peuvent être de trop. Nous vous montrons quelles erreurs vous devez absolument éviter.
| Style | Exemple |
|---|---|
| Soulagement/plaisir sadique | Je suis enfin en vacances, si durement méritées ! Pour l’instant, je fuis le bureau pour me retrouver dans la nature. À bientôt ! (ou jamais) Je dois absolument changer d’air ! Tenez bon pour moi ! |
| Afficher un désintérêt et écrire un message trop court | Je suis en vacances et ne lirai plus mes emails jusqu’au JJ/MM/AAAA. Je ne suis pas au bureau jusqu’au JJ/MM/AAAA. Ne m’envoyez pas de message durant cette période. Je ne suis pas là ! Je serai de retour le JJ/MM/AAAA. |
| Ajouts non pertinents | Insérer une photo d’un ours polaire au soleil Inclure une citation non pertinente à votre réponse automatique Ajouter des emojis ou des émoticônes |
Message d’absence : les risques qu’il faut connaitre¶
La mise en place d’un message d’absence représente une pratique courante dans le cadre de la communication professionnelle par email et est même obligatoire dans de nombreuses entreprises. Toutefois, lors de sa rédaction, il est essentiel de considérer attentivement les informations que vous choisissez de divulguer.
En effet, il est de plus en plus fréquent que des individus malveillants, tels que des cybercriminels et des expéditeurs de spam, exploitent les renseignements contenus dans ces messages. Par exemple, les périodes d’absence mentionnées peuvent être utilisées à des fins malintentionnées, comme le repérage de domiciles ou d’entreprises pour des cambriolages. De plus, les emails d’absence automatiques peuvent représenter un avantage pour les expéditeurs de spam : en envoyant des messages à des milliers d’adresses électroniques générées de manière aléatoire, la réponse automatique facilite le tri des adresses valides.
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George RudyShutterstock Message d’absence pour un congé maternité ou parental
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