Voici comment configurer un message d’absence sur Outlook

Que vous soyez en vacances, en voyage d'affaires, en congé maladie ou non disponible pour d'autres raisons : une notification automatique d’absence du bureau informe vos contacts par e-mail de votre absence. Si nécessaire, vous pouvez également utiliser la note d'absence pour indiquer un remplaçant ou une personne à contacter. Choisir comment formuler votre message d’absence dépend bien entendu du contexte.

Une fois que vous avez créé votre message d’absence, vous souhaitez généralement l’insérer à votre réponse automatique sur votre programme de messagerie électronique. Avec Outlook, vous pouvez définir qui reçoit votre message d’absence et établir des règles pour que les courriels de certains contacts prédéfinis reçoivent une réponse différente de celle des autres contacts. Nous vous expliquerons comment configurer un message d’absence sur Outlook en fonction de vos besoins.

Configurer un message d’absence sur Outlook

Cliquez sur « Fichier » dans le coin supérieur gauche d'Outlook. Ceci ouvrira une fenêtre de menu avec les informations de votre compte et quelques options.

Cliquez ensuite sur le bouton « Réponse automatique » (automatic replies en anglais). Une nouvelle fenêtre s'ouvrira.

Utilisez cette fenêtre pour activer la réponse automatique et définir une période de temps pour qu'Outlook envoie automatiquement votre message d’absence. Si vous n'êtes pas disponible « à partir de maintenant », il suffit de se référer à « Envoyer seulement dans ce délai ».

Dans la zone inférieure, vous avez deux onglets à disposition. Vous pouvez y créer deux messages d'absence. « Au sein de mon organisation » signifie que les contacts avec la même partie de domaine (après le"@") obtiennent ce message d’absence lorsqu'ils vous écrivent.

Si vous le souhaitez, tous les autres contacts peuvent recevoir la note d’absence que vous saisissez dans l'onglet de droite. Dans de nombreux cas, les deux notifications peuvent être identiques, ce qui signifie qu'il suffit de copier et coller la première notification hors du bureau. Parfois, cependant, vous voulez formuler des notes d'absence différentes : par exemple, une note plutôt drôle pour vos collègues et une note sérieuse pour les clients. Vous pouvez également spécifier que seules les personnes de votre carnet d'adresses reçoivent une réponse automatique.

Lorsque vous avez terminé la configuration de vos notes d’absence, cliquez sur "Ok". Votre réponse automatique, y compris les messages hors bureau, est alors activée dans Outlook.

Specifying rules when setting up out-of-office in Outlook

Vous êtes en vacances et ne voulez pas lire les courriels de collègues ou de clients pendant cette période, mais vous voulez être disponible pour votre patron en cas d'urgence ? Vous attendez avec impatience la réponse d'un partenaire commercial et aimeriez pouvoir la voir en vacances ? Vous voulez être joignable au moins pour votre département ? Ces cas particuliers peuvent être définis dans Outlook dans la catégorie « Règles pour les réponses automatiques ». Cliquez simplement sur « Règles » en bas à gauche dans la fenêtre « Réponse automatique ».

En ajoutant une « règle », vous pouvez créer progressivement des règles d’exception pour certains contacts ou courriels.

De haut en bas, vous pouvez spécifier les caractéristiques suivantes pour configurer vos règles :

  • De…: ici, vous pouvez sélectionner des contacts spécifiques. Outlook répond ensuite aux courriels de ces contacts selon les règles que vous avez établies. Vous pouvez également cliquer sur le bouton pour choisir dans le carnet d'adresses.
  • Envoyé à…: cela vous permet de déterminer les e-mails dont vous êtes l'un des destinataires, par exemple un courrier de distribution. Vous pouvez également spécifier si seuls les courriels qui vous sont envoyés directement sont couverts par les règles spéciales et/ou les copies des courriels qui vous sont envoyés.
  • Objet : si le sujet contient certains mots (par exemple « Important »), le courrier correspondant est traité selon votre règle spéciale.
  • Texte du message : vous pouvez également spécifier une règle spéciale pour les cas où le texte du message contient certaines séquences de mots (par exemple, "réponse urgente" ou le nom d'un projet particulièrement important).

Les options suivantes sont disponibles sous forme d'actions :

  • Indications avec : utilisez cette option pour spécifier que certains de vos messages de réponse soient dotés d’une note supplémentaire. Il est également possible d’activer un effet sonore.
  • Supprimer : les courriels qui répondent à vos critères précédemment définis sont simplement supprimés lorsque vous sélectionnez cette action.
  • Déplacer vers : permet de déplacer tous les courriels vers un autre dossier. Ceci est utile si vous voulez stocker certains courriels.
  • Copier vers : Une copie du courrier en question est stockée dans un dossier préalablement défini. Cependant, le courrier électronique reste dans la boîte de réception normale.
  • Transférer : les e-mails correspondants sont transmis à une autre adresse, par exemple votre adresse personnelle. Sous "Méthode", vous pouvez choisir entre trois options d'affichage (standard, original, pièce jointe).
  • Répondre avec : cela vous permet de configurer une notification individuelle d’absence du bureau pour certains e-mails. Vous créez le texte pour cela comme un email dans une nouvelle fenêtre.
  • Défini par l'utilisateur : permet de charger des modèles spécialement implémentés. Ceci est plutôt destinés aux experts.

En haut à droite sous « Avancé.... » vous trouverez encore plus de règles spéciales.

Ces fonctions avancées vous permettent d’effectuer les réglages suivants :

  • Taille : vous permet de filtrer les courriels par taille de fichier. Cela vous permet, par exemple, d’éviter de recevoir des emails trop volumineux. Par exemple, si vous ne chargez vos emails que via le réseau mobile durant la période donnée.
  • Recevoir : vous définissez ici une période. Les courriels qui tombent dans cette période sont triés.
  • Vous pouvez également définir des paramètres d'importance et de confidentialité.
  • Vous pouvez définir des règles spéciales pour les courriels non lus et les courriels avec pièces jointes.
  • Si vous cochez « Seuls les éléments qui ne remplissent pas les conditions sélectionnées », vous pouvez inverser complètement vos conditions. Par exemple, si vous sélectionnez d'abord un contact sous « De.... » et activez cette fonction, la règle générale s'applique à tous les contacts, à l'exception de la personne sélectionnée.
  • Vous pouvez également afficher les propriétés des formulaires et documents sauvegardés. Cette option est également destinée aux experts.

Une fois que vous avez défini votre règle, elle apparaît dans la synthèse.

Via cette liste, vous pouvez facilement activer et désactiver les règles et les éditer. Dans l'exemple ci-dessus, nous avons créé une règle spéciale pour filtrer les messages importants. Les messages contenant la mention « important » dans l’objet ou le texte seront ainsi transmis au contact indiqué « personne@exemple.fr ». Une fois que vous avez défini toutes les règles, cliquez sur « OK » pour les enregistrer.

Conseil

Si vous n'avez pas spécifié de période d'absence : n'oubliez pas de désactiver la réponse automatique dès que vous êtes joignable à nouveau.